Porque É Que Tudo Demora Mais do Que Pensas

Se já alguma vez terminaste algo exatamente no dia em que tinhas pensado que ias terminar, guarda essa memória - é mais rara do que parece. Os investigadores deram nome a este padrão ainda na década de 1970, e desde então já foi documentado em alunos a terminar trabalhos, governos a construir linhas de comboio e praticamente qualquer pessoa a estimar quanto tempo vai demorar a responder a um email de trabalho.

Uma pergunta sobre as tuas próprias tarefas

Numa série de cinco estudos publicados em 1994, os psicólogos Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross pediram a 465 estudantes universitários que previssem quanto tempo várias tarefas iam demorar - concluir um trabalho académico, e uma série de tarefas do dia a dia sem ligação aos estudos. Em todos os estudos, apareceu a mesma assimetria. Os estudantes eram demasiado otimistas quanto aos seus próprios prazos, terminando sistematicamente mais tarde do que tinham previsto. Mas quando lhes perguntavam quanto tempo levaria outra pessoa a fazer exatamente a mesma tarefa, as suas estimativas eram consideravelmente mais realistas, por vezes até pendendo para o pessimismo. As pessoas não eram más a prever a duração de tarefas em geral; eram especificamente más a prever a sua própria.

Porque é que olhar para a frente te induz em erro

A explicação a que os investigadores chegaram tinha a ver com onde as pessoas iam buscar informação. Quando lhes pediam para preverem o seu próprio futuro, os participantes diziam construir a estimativa principalmente a partir de uma simulação mental da tarefa a correr bem desta vez em particular: isto é o que planeio fazer, é mais ou menos quanto tempo cada passo deve demorar, assumindo que nada corre mal. O que ignoravam em grande medida era o seu próprio histórico - quanto tempo tinham realmente demorado as últimas tarefas parecidas, incluindo os atrasos e interrupções que apareciam sempre. Ao prever a tarefa de outra pessoa, pelo contrário, não tinham nenhum plano para simular, por isso apoiavam-se mais em expectativas gerais sobre como estas coisas costumam correr, o que por acaso estava mais próximo da realidade.

A mesma ideia, vista de fora

Esta distinção já tinha sido descrita alguns anos antes por Daniel Kahneman e Amos Tversky, que separaram a previsão numa "perspetiva interna" - raciocinar a partir dos detalhes do caso concreto que tens à frente, o teu plano particular e os seus passos particulares - e numa "perspetiva externa" - raciocinar a partir de um conjunto mais amplo de casos parecidos e de como estes realmente correram, independentemente de como cada um foi planeado. O argumento deles era que é na perspetiva interna que o otimismo se infiltra: um plano, pela sua própria natureza, descreve como as coisas deviam correr, e deixa de fora as partes não planeadas que consomem tempo em todos os projetos reais. A perspetiva externa não se importa nada com o teu plano; olha apenas para os resultados.

Transformar a perspetiva externa num método

Décadas depois, o geógrafo económico Bent Flyvbjerg tirou esta ideia do laboratório de psicologia e levou-a para a política de infraestruturas, onde erros do tamanho da falácia do planeamento aparecem como custos reais de derrapagem em pontes, linhas ferroviárias e edifícios públicos. A solução que propôs, a previsão por classe de referência, salta quase por completo o plano específico do projeto na fase de estimativa. Em vez disso, identifica uma "classe de referência" de projetos passados genuinamente comparáveis, olha para o quanto os seus custos e prazos reais se desviaram das estimativas originais, e ajusta a previsão do novo projeto usando essa distribuição real de derrapagens passadas - em vez de usar os detalhes do próprio plano do novo projeto, por mais cuidadosamente desenhado que esteja. É, na prática, forçar quem planeia com a perspetiva interna a responder a uma pergunta de perspetiva externa: não "como é que isto vai correr", mas "como é que coisas assim já correram, de facto". As infraestruturas públicas estudadas desta forma mostraram derrapagens que não eram apenas comuns, mas que caíam numa proporção bastante consistente do orçamento original para cada tipo de projeto, o que por si só é útil: um erro de dimensão previsível é um erro que se pode corrigir de antemão, mesmo quando não pode ser eliminado.

Conhecer o efeito não o cura

A consciência do problema não parece, por si só, resolvê-lo por completo. As pessoas conseguem explicar a falácia do planeamento a um investigador e depois saírem da sala e fazerem exatamente o mesmo tipo de estimativa demasiado otimista para a sua próxima tarefa, porque o enviesamento não é um problema de conhecimento. Acontece sempre que alguém constrói uma previsão imaginando uma execução específica e sem interrupções da tarefa, em vez de recuperar a memória de como a última correu de facto, e conhecer o conceito em abstrato não faz com que essa memória apareça automaticamente no momento em que o prazo está a ser definido. É parte da razão pela qual a previsão por classe de referência funciona melhor como correção do que um simples aviso: muda a pergunta que está a ser feita, em vez de depender de alguém se lembrar de ser humilde.

O que isto significa para ti

Nada disto significa que os teus planos não valham nada ou que devas deixar de os fazer - a correção não é planear menos, é acrescentar uma pergunta de perspetiva externa a um processo que, de resto, é todo perspetiva interna. Antes de te comprometeres com um prazo, ajuda perguntar uma segunda coisa, além de "o que diz o meu plano": quanto tempo é que as últimas tarefas parecidas realmente demoraram, incluindo aquelas que correram mal? Se os dois números não coincidirem, o mais honesto costuma ser confiar no segundo, alargar a estimativa e incluir o tipo de margem que o teu plano não inclui naturalmente. Se falhar prazos for uma fonte de sofrimento real e não apenas um incómodo ligeiro, vale a pena explorar isso com um profissional, em vez de tentar resolvê-lo só com melhores folhas de cálculo. Se quiseres olhar para os teus próprios padrões em relação a prazos, otimismo e procrastinação, os nossos testes de gestão do tempo, de otimismo e de procrastinação olham cada um para uma peça diferente deste puzzle.